CRM на своём хостинге или облачная: что выбрать

Когда директолог выбирает CRM, рано или поздно всплывает развилка: коробка на своём хостинге или облачный сервис по подписке. Вокруг неё много религиозных споров, а по делу разница сводится к трём вещам — деньги, данные и контроль. Разберу их без идеологии, с позиции человека, который сам поставил коробку не одному клиенту.

Сразу оговорюсь: Пробит — это коробка, и я, конечно, не беспристрастен. Но я честно назову и минусы коробки, потому что скрывать их — значит подставить клиента.

Что такое коробка и что такое облако

Разница простая по сути:

• Коробочная CRM — вы получаете код, ставите его на свой хостинг, база лежит у вас. Платите за лицензию, дальше система ваша.
• Облачная CRM — вы регистрируетесь в сервисе, всё крутится на его серверах, вы платите подписку за доступ. Данные живут у провайдера.

Оба варианта рабочие. Вопрос в том, что для вас важнее. Полный разбор плюсов и минусов коробки как класса я вынес в опорную статью коробочная CRM: плюсы, минусы и когда нужна — здесь пройдусь по тому, что решает именно для директолога.

Данные и 152-ФЗ — где живёт база клиентов

Это первый и, на мой взгляд, главный аргумент. Форма на сайте собирает персональные данные — телефоны, имена. По 152-ФЗ такие данные граждан России нужно обрабатывать в базах на территории России. С коробкой на российском хостинге вопрос закрыт по умолчанию: база физически у вас, в России.

С облаком нужно проверять, где стоят серверы и что написано в договоре об обработке данных. Многие сервисы это соблюдают, но проверять придётся вам, и ответственность — тоже на вас как на операторе. Подробно тему хранения я разобрал в материале 152-ФЗ и данные клиентов: где хранить базу. Если коротко: коробка снимает этот вопрос, не заставляя в него углубляться.

В Пробите база клиентов остаётся у клиента на его хостинге. Забрать всё можно кнопкой выгрузки — данные не заперты в чужом сервисе.

Деньги — подписка против лицензии

Считаем по-честному. Облако — это подписка навсегда: перестал платить — потерял доступ, а часто и данные. Коробка — это лицензия, обычно с годом обновлений, дальше система продолжает работать даже без продления.

В Пробите я сделал так, что просроченный ключ не выключает приём заявок: реклама у клиента идёт, и мёртвая CRM означала бы слитый бюджет. Ключ закрывает обновления и рисует полосу, но заявки принимаются, звонки пишутся, конверсии уходят. Это принципиальная разница с облаком, где неоплата — это стоп-кран.

По цифрам: демо 30 дней бесплатно без карты, дальше от 1490 ₽ в месяц за домен, год — 12 900 ₽, а для агентства с несколькими сайтами есть мультилицензия за 59 999 ₽ — один ключ на все проекты. Актуальные тарифы смотрите на сайте.

Контроль — кто хозяин системы

С коробкой вы не зависите от чужих решений. Сервис не закроется, не поднимет цену вдвое, не выключит функцию, которой вы пользовались. Код у вас, база у вас. Обратная сторона — обслуживание тоже на вас: хостинг, обновления, бэкапы.

Тут я сознательно снижал порог входа. Пробит ставится мастером за вечер, как WordPress — как это выглядит, я расписал по шагам в статье как поставить CRM на свой хостинг за вечер. Обновления приходят кнопкой с проверкой целостности и подписи, а не заливкой файлов по FTP. Отдельный системный администратор для этого не нужен.

Честно про минусы коробки

Не хочу продавать сказку. У коробки есть цена, которую платишь контролем:

• Нужен хостинг. Обычный, как под WordPress, но он должен быть. Пробит проверяет требования при установке.
• Бэкапы — ваша забота. Хостинг обычно их делает, плюс есть кнопка выгрузки, но это ваша ответственность, а не сервиса.
• Нет отдела продаж, который всё настроит за вас. Есть документация и установка руками при необходимости.

Если вам важнее «включил и забыл, чтобы кто-то другой отвечал за инфраструктуру» — облако честнее закроет эту потребность. Если важнее владеть данными и не платить вечную подписку — коробка.

Как я советую выбирать

Простой критерий. Берите коробку, если:

• вы работаете с персональными данными и хотите закрыть 152-ФЗ без юридической эквилибристики;
• не хотите зависеть от подписки и чужого сервиса;
• у вас или клиента уже есть хостинг под сайт — CRM встанет рядом.

Берите облако, если инфраструктура — принципиально не ваша зона и вы готовы платить за то, чтобы о ней не думать. Для директолога, который и так управляет сайтом клиента на хостинге, коробка почти всегда логичнее — CRM просто ложится рядом.

Если хотите сравнить это с универсальными системами, вернитесь к опорной статье кластера — CRM для директолога: зачем нужна и чем отличается от amoCRM и Битрикс24. А проще всего — поставить демо Пробита и посмотреть, как коробка ведёт себя на вашем хостинге. 30 дней, карта не нужна.

Частые вопросы

В чём главная разница между коробкой и облаком?

В коробке код и база лежат на вашем хостинге, вы платите за лицензию и владеете данными. В облаке всё на серверах сервиса, вы платите подписку за доступ, а данные живут у него.

Что надёжнее с точки зрения 152-ФЗ?

Коробка на российском хостинге — данные физически у вас в России, вопрос локализации закрыт по умолчанию. С облаком нужно проверять, где стоят серверы и что написано в договоре.

Коробку сложно ставить и обслуживать?

Пробит ставится мастером за вечер, как WordPress, а обновления приходят кнопкой с проверкой целостности. Отдельный админ не нужен.

А если хостинг упадёт — данные пропадут?

Данные в ваших руках, поэтому и резервные копии в ваших руках. Обычный хостинг делает бэкапы, плюс из Пробита всё выгружается кнопкой. Это плата за контроль над данными.